Penser qu’un projet est une longue route tranquille est probablement la plus grande illusion du chef de projet. Les risques ne sont pas un accident de parcours, ils en sont la matière première. Penser autrement, c’est courir à la désillusion. Alors, comment s’y prendre pour ne pas laisser le hasard piloter la suite des opérations ?
Maîtriser la gestion des risques de projet, c’est d’abord reconnaître que chaque étape charrie son lot d’incertitudes. Imaginer un projet sans vagues revient à ignorer la météo avant de lever l’ancre. Le vrai risque, c’est celui qu’on refuse de regarder en face.
La gestion des risques exige d’être pensée dès le premier jour et suivie avec rigueur jusqu’au dernier. Oublier ou minimiser ce sujet, c’est s’exposer à des surprises qui coûtent cher, en temps comme en énergie.
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Anticiper les risques dès le lancement du projet, puis assurer un suivi attentif tout au long du cycle de vie, voilà ce qui distingue un projet bien mené. Cet article détaille les fondamentaux et les processus de la gestion des risques, les stratégies concrètes pour les traiter, et propose, à la fin, un modèle Excel adaptable à vos besoins.
Vous trouverez également des exemples concrets pour mieux cerner la mécanique de la gestion des risques appliquée au terrain.
En bout de course, un modèle Excel pour consigner risques et problèmes vous attend, prêt à accompagner vos projets réels.
Comment s’organiser pour gérer les risques projet ?
Les 6 étapes clés de la gestion des risques
Avant d’aller plus loin, posons la base : qu’est-ce qu’un risque de projet ?
Un risque, c’est la possibilité qu’un événement ou une condition vienne perturber, voire compromettre les objectifs du projet.
La gestion des risques se structure en six étapes majeures, à appliquer sans relâche tout au long du projet.
Pour vous y retrouver, voici les grandes phases de la gestion de projet à travers un cas concret : Les 4 phases de la gestion de projet : étude de cas
1. Planifier la gestion des risques
Il s’agit ici de fixer la méthode à suivre pour gérer les risques à chaque étape. Cela implique de clarifier les rôles, les responsabilités de chacun et d’organiser la circulation de l’information. On intègre aussi les risques aux coûts et aux délais, pour que rien ne soit laissé de côté. Le plan d’action en découlera, précis et adapté à chaque situation.
2. Identifier les risques
C’est le moment de recenser tous les risques potentiels et de décrire leurs caractéristiques. À ce stade, il est pertinent de réfléchir à la manière dont on pourrait réagir à chaque risque identifié. Ces informations seront précieuses pour la suite. Pour aller plus loin sur les catégories de risques, l’article Analyser les risques de votre projet pourra vous guider.
3. Analyse qualitative des risques
On évalue ici la gravité de chaque risque et on les classe pour prioriser. L’objectif : savoir sur quels risques concentrer les efforts. Pour approfondir, consultez Matrice de gestion des risques.
4. Analyse quantitative des risques
Cette étape consiste à chiffrer l’impact potentiel de chaque risque sur le projet et à tenir à jour le registre des risques. Ce document centralise tout : identification, analyses, actions prévues. Vous trouverez un modèle de registre des risques à la fin de l’article.
5. Planifier les réponses aux risques
Il s’agit d’élaborer des stratégies adaptées pour limiter l’impact des menaces, soit en réduisant la probabilité de leur survenue, soit en atténuant leur portée.
6. Suivre et maîtriser les risques
Mettre en œuvre les plans décidés, surveiller l’évolution des risques, actualiser le registre, détecter les nouveaux enjeux : la vigilance est de mise. Il faut aussi évaluer l’efficacité des réponses apportées et ajuster le tir si besoin. Cette surveillance permet de prendre des décisions rapides et justifiées, d’adapter les plans et de tirer parti des enseignements du projet.
Plusieurs issues sont possibles lors du suivi des risques, selon les situations rencontrées :
- Nouvelle planification : ajuster les actions si le contexte change.
- Mise en veille : réduire la surveillance si le risque devient marginal.
- Clôture du risque : fermer le dossier si le risque ne concerne plus le projet.
- Préparer un plan d’intervention : agir si le risque a été sous-estimé ou mal cerné.
- Réviser le plan d’intervention : adapter la stratégie si les premières actions ne sont pas efficaces.
- Procéder à une analyse supplémentaire : différer la décision si des informations manquent.
- Suivi courant : maintenir une simple surveillance si rien d’urgent n’est à signaler.
À noter : si un risque se transforme en problème avéré, il passe dans le circuit de gestion des problèmes, à traiter différemment.
Lorsqu’un risque est clôturé, il convient de documenter les raisons du succès ou de l’échec, d’analyser ses interactions avec d’autres risques, et de consigner les données utiles pour les prochains projets.
Actualiser régulièrement le registre des risques, en s’appuyant sur l’expérience accumulée, s’avère précieux pour éviter de reproduire les mêmes erreurs.
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Les 4 stratégies de traitement des risques
Voici les quatre grandes options à envisager pour traiter les risques dans vos projets.
1) Supprimer le risque
Parfois, il suffit d’une analyse approfondie pour lever un doute et supprimer totalement un risque. Par exemple : avant de lancer des travaux d’infrastructure routière, une étude de sol permet de vérifier l’absence de polluants. Si tout est conforme, le risque disparaît.
Attention : éliminer tous les risques n’est jamais possible. Il faut donc envisager d’autres réponses.
2) Transférer le risque
Transférer un risque, c’est confier sa gestion et sa responsabilité à un tiers. Cela ne fait pas disparaître le risque, mais en modifie la gestion. Par exemple, faire appel à une assistance à maîtrise d’ouvrage (AMOA) dans un projet de construction ou d’informatique permet de déléguer certains aléas à des experts externes.
3) Atténuer le risque
La troisième voie consiste à réduire l’impact ou la probabilité d’un risque en construisant un plan d’action spécifique. Cela peut passer par des mesures préventives, une réorganisation, ou des investissements ciblés. Il est crucial d’évaluer tous les efforts menés par l’équipe pour rendre le risque aussi inoffensif que possible.
4) Accepter le risque
Accepter un risque, c’est reconnaître qu’on ne peut pas tout maîtriser. Cette attitude peut être passive (on gère si le risque se matérialise) ou active (on prévoit des marges de manœuvre, des budgets ou des délais pour y faire face).
- L’acceptation passive consiste à réagir au risque lorsqu’il se présente.
- L’acceptation active prévoit des réserves spécifiques pour absorber le choc si le risque devient réalité.
Pour approfondir les notions de réserves et de gestion budgétaire des risques, n’hésitez pas à demander des ressources complémentaires.
Risques et problèmes : bien faire la différence
Avec l’expérience, il devient évident que beaucoup de chefs de projet confondent risque et problème. Cette confusion peut coûter cher, car la manière de réagir diffère radicalement selon le cas.
La distinction est nette : un problème est déjà survenu, tandis qu’un risque reste une éventualité. Face à un risque, on prépare des mesures préventives. Face à un problème, il faut agir sans attendre.
La gestion des risques appartient au domaine de la prévention, alors que la gestion des problèmes relève du correctif.
Deux critères permettent de bien séparer les deux : le moment de survenue et la probabilité.
- Le risque se conjugue au futur : il pourrait arriver.
- Le problème se vit au présent : il est là, il faut intervenir.
- Les actions doivent être assurées et hiérarchisées selon l’urgence.
Concrètement, les problèmes sont consignés dans un registre spécifique, distinct du registre des risques. Qu’ils aient été prévus ou non, ils sont traités selon une méthode adaptée. Il est judicieux de tracer les risques devenus problèmes pour capitaliser sur l’expérience acquise.
En cas de problème, il s’agit d’organiser un plan d’action immédiat. Exemple : la démission d’un membre clé de l’équipe.
Dans ce genre de situation, voici les options généralement envisagées :
- Recruter rapidement une nouvelle personne
- Réaffecter les tâches temporairement
- Décaler certains jalons du projet
- Faire appel à un prestataire externe.
Ces solutions sont discutées collectivement, puis mises en œuvre sans délai.
Précision : alors que les problèmes exigent un suivi quasi quotidien, l’examen des risques peut se faire à intervalles réguliers, parfois espacés d’une semaine ou davantage.
Un outil pour suivre risques et problèmes
Pour faciliter le suivi, un modèle de registre des risques et un registre des problèmes sont proposés pour structurer la gestion au quotidien.
Téléchargez le modèle de registre des risques et des problèmes
À retenir
N’espérez pas naviguer sur des eaux paisibles : chaque projet réserve son lot d’écueils. S’y préparer, c’est déjà limiter les dégâts et augmenter ses chances de réussite.
L’enjeu : que chaque partie prenante soit outillée et informée pour réagir vite, adapter la stratégie, et tirer le meilleur du collectif.
Gérer les risques, c’est conjuguer anticipation et réactivité face aux problèmes qui ne manqueront pas de surgir.
La parole vous revient : partagez vos expériences, vos questions, vos analyses. Qui sait, la prochaine grande leçon de gestion de projet viendra peut-être de votre retour.
À chacun de bâtir son propre réflexe face à l’imprévu.
