Comment envoyer un mail important ?

Le courrier électronique est un moyen de communiquer avec une simplicité, une rapidité et une efficacité extraordinaires. Il est devenu le moyen le plus couramment utilisé pour les échanges professionnels de toutes sortes. Étant donné que le courriel (ou e-mail ou courriel) est moins formel que la lettre, il est parfois oublié qu’il doit respecter un certain nombre de règles d’utilisation .

Même si le style d’un courriel est plus convivial ou même plus léger que celui d’une lettre professionnelle, il y a toujours une lettre de travail. Par conséquent, il doit respecter certaines règles d’écriture. La règle la plus importante est toujours la même en termes de documents de travail : c’est le « profil » du destinataire qui détermine les décisions éditoriales .

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L’ objet de l’email : à partir d’un maximum de 5 à 7 mots ****-0Le courrier professionnel nécessite une communication de haute qualité : vocabulaire précis, texte précis, demande claire, orthographe impeccable.

L’ objet est le texte que votre destinataire lira en premier. Et pour une bonne raison, c’est la seule ligne qui apparaît lorsque vous ouvrez votre email !

L’ objet doit donc être traité. Il doit être explicite, clairet concis, en relation avec le but de l’e-mail (informer, notifier, inviter, encourager le destinataire à agir). Cela devrait permettre à votre destinataire de comprendre immédiatement ce qu’il s’agit .

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Idéalement, le sujet du billet est :

• Une clause nominale (c’est-à-dire, sans verbe conjugué).
• Un ensemble sans élément (un, un, le, le).
• Une phrase sans mots contraignants.
• Une phrase de 5 à 7 mots (un ou deux mots sont insuffisants).

exemples :

« Demande d’information » « Rapport du Séminaire exécutif » « Demande de stage » « Annulation de la formation à la sécurité le 23 mars » « Invitation aux portes ouvertes du 6 juin 2016 » « Demain : montage informatique de 8h à 10h

S’ il vous plaît noter :

• Les e-mails inapplicables sont souvent traités comme des messages indésirables.
• Un e-mail ne contient qu’un seul élément.

Comment commencer un e-mail ?

En d’autres termes, quel formulaire d’appel devrait être choisi ? Le formulaire d’appel est le premier mot de l’e-mail qui vous permet de contacter le destinataire.

La formule dépend de :

• L’ émetteur connaît-il le (s) destinataire (s) de sa relation avec les personnes ? Si oui, un peu ? Beaucoup ? Pas du tout ?).
• De la situation de communication : Ceci est dans un , qui peut aller de très formel (administration, hiérarchie) à informel (collègues proches).

exemples :

Bonjour Marie (lorsque vous parlez à un collègue) Bonjour Madame (quand vous parlez à un client) Madame la Directrice (quand vous parlez à un superviseur hiérarchique) Madame (si vous parlez à quelqu’un dont le nom ou le titre est inconnu)

Évidemment, le style du poste chez un collègue se rapproche souvent de celui de parler : « Salut, vous !

Après le formulaire d’appel, il y a la première phrase du courriel. Cela doit avoir un lien évident vers l’objet de l’ » e-mail.

• Si l’e-mail est un premier contact avec votre destinataire :

Ils m’envoieront et communiqueront s’il vous plaît… Vous trouverez ci-joint un CV et une lettre de motivation*…

Si vous pensez que ce n’est pas possible, commencez par « I verbe dans le présent » :

S’ il vous plaît Je souhaite recevoir des informations… Je veux vous envoyer un CV et une lettre de motivation*…

• L’ e-mail fait partie d’une relation existante avec votre destinataire :

Comme convenu lors de notre réunion, Pour suivre notre interview,… Lors de nos dernières bourses…

*Autres exemples de cas spécifique de l’ e-mail de l’application .

Le corps du poteau : une pyramide inversée

Un plan pyramidal inversé consiste à commencer son texte avec les informations principales du message. L’information la plus importante est souvent une reprise du sujet de l’e-mail. Les autres informations apparaissent ensuite par ordre décroissant d’importance. Pourquoi ? Parce que la première partie d’une phrase est mieux lu que ce qui suit . Donc, dans un ensemble de 40 mots, nous gardons 30% de la première partie et… presque rien de la deuxième partie !

qui concerne la rédaction, le principe à retenir est d’un paragraphe par idée secondaire, avec unmaximum de quatre paragraphespour le même courriel. Un paragraphe comporte 3 à 4 lignes En ce .

L’ e-mail doit être écrit :

• Avec des phrases courtes.
• Avec des phrases qui sont interconnectées par des mots liants .
• Utiliser des phrases rédigées en langage général et professionnel  : évitez le jargon et la terminologie trop techniques, sauf si vous êtes « sur la même longueur d’onde » que votre destinataire.

Comment mettre fin à un e-mail ? Gardez à l’esprit que de plus en plus d’e-mails sont lus sur les smartphones aujourd’hui. Il est alors certain que la brièveté des phrases donnera à votre récepteur plus de « confort de lecture ».

La formule de courtoisie dans un courriel est-elle nécessaire ? Ouais, ouais ! Comme pour la lettre professionnelle, il est important d’ inclure une formule de courtoisie courte à la fin du courriel. Oublier pourrait être perçu comme un manque de courtoisie avéré. La formule doit être adaptée à la qualité du destinataire et au contexte d’échange (plus ou moins formel). « Bonne fin de journée ! souhaite compléter l’e-mail à un collègue, un « Sincèrement » ou « Je suis impatient de vous revoir » est plus approprié pour un e-mail destiné à un manager ou un client (plus d’exemples à la fin de ce billet).

Les formules chaudes « Salut « , « Baisers « , « Amitiés « , « Plus « , « To « , « @ plus » sont réservées exclusivement à ceux qui sont particulièrement connus.

La signatureTableau récapitulatif des appels et formules de courtoisie les plus courants dans le milieu professionnel.

Dans l’environnement professionnel, le logiciel de messagerie est généralement configuré pour insérer automatiquement une signature personnalisée à la fin de l’e-mail.

Si ce n’est pas le cas, votre signature doit inclure votre prénom et votre nom de famille, ainsi qu’un numéro de téléphone .

Et enfin…

On ne le dira jamais assez :

• Faites attention à l’orthographe et à lasyntaxe de vos e-mails. Même si un courriel est moins formel qu’une lettre, il doit suivre les règles.
• Évitez les courriels écrits en majuscules  : selon la netiquette, les lettres majuscules correspondent à des mots arrachés (et donc elles sont totalement inappropriées dans l’environnement de travail).
• points d’exclamation, les questions et les points de suspension Les doivent être utilisés conformément aux règles de ponctuation traditionnelles. Le «  ! ! ! ! « ou «  ? communiquer vos émotions. En passant, ils sont souvent remplacés par des émoticônes (ou des smileys) ou par des signes =) ou – (qui sont tout aussi inappropriés sur le lieu de travail.
• Évitez de souligner les termes soulignés devraient être réservés aux hyperliens.
• Oubliez le « CDLT » pour « SLT » pour salutations sauf avec des gens que vous connaissez vraiment (mais vraiment) très bien. Pour d’autres, cela peut être considéré comme un signe de grossièreté.
• Et enfin (surtout ?) , reliez le message et vérifiez les destinataires avant de cliquer sur Envoyer.

L’ exemple parfait de courriel manqué

L’ image ci-dessus (certainement illisible, mais je veux préserver l’anonymat de mes sources !) est une capture d’écran d’un e-mail que j’ai reçu dans mon e-mail professionnel. Ceci est un exemple réussi d’un e-mail qui manque complètement son but en quelques mots  :

• Texte trop long  : 3 pages (police Calibri Body 11, surbrillance unique), 962 mots, 5199 caractères d’espaces non inclus dans le prix. Le texte est entre 4 et 5 fois trop long pour un e-mail.
• un objet déroutant  : le sujet du billet contient deux sujets, dont un
• une cible de communication en échec  : La partie la plus importante du message (celle qui devrait affecter le comportement des destinataires) commence au 630e mot ou au dernier tiers du texte. Tout ce qui existe avant, il y a des informations… et cela représente les 2/3 de l’email.

Vous serez surpris d’apprendre que je n’ai pas lu cet email avant la fin ?

P.P.1. Savez-vous :

• qu’ avec (seulement) trois plans d’écriture, nous pouvons écrire80 % de nos courriels professionnels de manière claire, courtoise et efficace ? C’est ici.
• que dans un contexte professionnel, il est parfois nécessaire d’envoyer un e-mail en Invisible Hidden Copy (Bcc) ? C’est ici.

P.S. 2. autres billets à votre connaissance d’efficace poste professionnel à remplir :

• « Comment écrire un e-mail qui montre que vous n’êtes pas un pro. » Lien direct ici.
• « Un courrier professionnel réussi est un courriel courtois. » Lien direct ici
• « Un poste professionnel réussi est un courrier court ». Lien direct ici.
• « Un courriel professionnel réussi est un courriel convaincant. » Lien direct ici.
• La technique de la pyramide inversée. Lien Directici.